O telefone fixo está com os dias contados? Conheça o VOIP e seus benefícios!
Autor: Telium Networks
Publicação: 22/10/2018 às 07:42
O papel de qualquer gestor de TI é buscar constantemente soluções, ferramentas e funcionalidades que aumentem a eficiência de sua empresa — que permitam que ela produza mais, gastando menos.
Quando falamos em comunicação corporativa, o VoIP é uma das maiores tendências nesse sentido. Você quer saber como ele funciona e o que isso significa para a sua gestão tecnológica? Vamos responder as perguntas mais frequentes sobre o assunto neste post. Confira!
O que é VoIP?
VoIP, ou Voice over IP é, em termos gerais, a tecnologia que permite fazer e receber ligações utilizando uma conexão com a internet. Dessa forma, toda a comunicação da empresa é feita por meio de dados e pode ser integrada à implementação, às despesas e ao controle do sistema de gestão que você já tem em funcionamento.
É por isso que o olhar inicial sobre o VoIP como uma solução para redução de custos provou ser muito mais abrangente do que apenas nesse aspecto. Ele pode oferecer uma dinâmica maior de trabalho como:
- criação de melhores rotinas de comunicação;
- integração de informações;
- gerenciamento inteligente da entrada de chamadas;
- automação de processos;
- maior qualidade do atendimento etc.
A prova disso é que o VoIP vem crescendo no Brasil desde sua introdução, há 15 anos. Hoje, quem utiliza ainda soluções de PABX tem percebido a defasagem de seus processos e a dificuldade de acompanhar demandas de mercado — principalmente na questão de mobilidade.
Atualmente, quem tem acesso rápido e fácil à informação sai à frente da concorrência por tomar decisões em menos tempo e atender seus clientes com mais qualidade. Ou seja, não é apenas uma tendência, mas quase uma obrigação para quem se prepara pensando no futuro.
Como ele funciona?
A telefonia VoIP funciona por meio de uma interface (software) que conecta dois ou mais usuários em uma chamada de áudio similar ao modelo tradicional.
Ela pode ser implementada de algumas formas diferentes. A escolha entre esses modelos varia pela utilização dentro da empresa, demanda de comunicação dos colaboradores e inserção desses modelos dentro do fluxo produtivo. Conheça os três tipos principais, a seguir.
Softphone
Dá-se o nome de softphone para qualquer solução de software que utilize a tecnologia VoIP — pode ser um aplicativo, um programa de computador ou uma interface web.
Nesse caso, não há um aparelho dedicado como um telefone. Utiliza-se o próprio dispositivo (um smartphone, um notebook etc.) para gerenciar o áudio da chamada, geralmente com um headset conectado a ele. O software age como o discador que conectará as pontas e possibilitará a chamada.
ATA
O adaptador telefônico analógico é um aparelho que converte o uso de um telefone convencional para o VoIP, conectando-o ao software que gerencia as chamadas.
Dessa forma, a empresa pode reaproveitar seus equipamentos já em uso para comunicação em dados, com mais comodidade e praticidade — já que não é preciso que o usuário esteja na frente do computador para se comunicar.
Telefone IP
Outra forma de utilizar o VoIP é por meio de novos dispositivos criados com essa tecnologia em mente. O telefone IP é um aparelho parecido com os tradicionais, mas que já vem embarcado com o hardware e o software para comunicação por meio de dados.
Ou seja, não há mais a necessidade de um computador por perto. Estando dentro da rede corporativa, ele funciona com a praticidade da telefonia comum e os benefícios do VoIP.
Quais as diferenças entre VoIP e telefonia fixa?
A principal diferença entre essas duas tecnologias está, talvez, na infraestrutura necessária para cada uma delas. De um lado, a telefonia fixa exige um cabeamento específico e fixo no escritório. O resultado é um modelo mais rígido e complexo, com tarifas caras e variação na qualidade, dependendo da distância da chamada.
Já no VoIP, a comunicação utiliza a mesma estrutura de todo o sistema já implementado na empresa — basicamente, uma conexão com a internet. Não há necessidade de infraestrutura física para esse modelo.
Além disso, a telefonia comum exige um contrato de prestação de serviço de uma das operadoras certificadas no Brasil. Como são poucas as opções, geralmente são contratos caros e com pouca margem para negociação de custos.
No VoIP, existem planos e pacotes diferentes oferecidos por inúmeras empresas de variados portes e tamanhos. Mas, mesmo que você não queira um contrato específico para a comunicação, é possível implementar VoIP na sua oferta atual de internet e Cloud Computing — desde que apostando em parcerias especializadas nesse tipo de serviço.
Quais são seus principais benefícios?
Agora que definimos o que é VoIP e suas diferenças mais importantes para a telefonia fixa, sobrou uma questão a ser resolvida: por que eu deveria investir na mudança do modelo de comunicação da minha empresa?
A resposta está nas vantagens que o Voice over IP oferece a um negócio que depende bastante de agilidade, flexibilidade e qualidade em sua comunicação. Veja quais são esses benefícios.
Redução de custos
Essa é considerada uma das grandes razões por trás da busca atual de gestores de TI por soluções em VoIP. Os custos associados à oferta do serviço são bem menores do que os contratos tradicionais de telefonia, além do gasto reduzido com aparelhos e cabeamento.
Um exemplo dessa diferença são as chamadas de longa distância. Uma empresa que deseja atuar internacionalmente tem grandes dificuldades de manter tarifas desse tipo e arcar com a qualidade potencialmente ruim dessas ligações.
Como o VoIP utiliza a internet, a distância deixa de ser uma barreira e sua empresa conversa com o mundo inteiro sem pagar a mais por isso.
Diminuição da infraestrutura
O cabeamento é um exemplo do que se reduz em infraestrutura quando a TI implementa o VoIP. Além disso, é possível substituir aparelhos antigos por outros mais eficientes, ou até eliminá-los completamente com a utilização de softphone. Menos hardware significa menos custo e tempo de manutenção para sua equipe.
Mobilidade
Aqui está, talvez, a maior vantagem do VoIP: a comunicação da empresa liberta-se dos limites físicos do escritório. É possível utilizar a estrutura já existente de qualquer dispositivo em qualquer lugar ou hora.
Por exemplo: se a pessoa fechou uma venda em home office, é possível anexar a gravação da chamada em um sistema para ter uma prova para o cliente com a formalização da sua compra. Essa tendência se tornou ainda mais forte de alguns anos para cá e tende a aumentar com as soluções que vêm aparecendo — entre aplicativos para uso comum até softwares especializados.
Assim, você incentiva o trabalho remoto e aumenta a eficiência produtiva de todos os departamentos. Com o VoIP, é possível programar "siga-me" no ramal ou ativar um "não perturbe" em uma reunião. Caso queira um ramal remoto, no celular, é possível, assim como transferir e gravar as ligações.
Tudo isso pode ser feito de qualquer lugar, em qualquer dispositivo e ainda com gerenciamento automatizado para garantir maior praticidade nas comunicações. Chega de esperar um colaborador-chave chegar ao trabalho para realizar aquela chamada tão importante.
Customização da comunicação
O VoIP é mais flexível que a telefonia fixa e permite que a TI faça um ajuste fino de acordo com suas necessidades e estratégias para o futuro.
É possível, por exemplo, incluir bots de atendimento nas chamadas, definir ramais, fazer conferências com mais facilidade e realocar recursos para os departamentos que mais necessitam dessa estrutura. O poder da gestão de comunicação passa da operadora para o seu sistema.
Controle e segurança
Toda essa customização e possibilidade de enxugar a infraestrutura em um modelo mais flexível aumentam consideravelmente o controle da TI sobre as comunicações da empresa.
Com o VoIP é possível gravar e registrar chamadas para consultas posteriores, monitorar a utilização do sistema para ajustes e melhorias produtivas, além de acompanhar em tempo real e online o acesso a essa troca de informações.
Ou seja, não é só para reduzir custos que se aposta em VoIP. Essa é uma solução tecnológica para aumentar a eficiência e a segurança no dia a dia de uma empresa — sem perder o foco na produtividade.
Portanto, comece agora a planejar sua migração da telefonia fixa para o VoIP. Pesquise as melhores opções, busque ajuda especializada e leve todos esses benefícios para a próxima reunião da diretoria!
Gostou do artigo? Então, assine a nossa newsletter para acessar mais conteúdos como este!