Conheça as melhores ferramentas de TI para otimizar a gestão do setor

Reduzir custos, melhorar a performance dos funcionários e atualizar processos da equipe de Tecnologia da Informação (TI) são alguns dos principais objetivos do gestor da área. Todavia, atingir tais propósitos não é simples, pois eles requerem um gerenciamento otimizado das rotinas profissionais e dos recursos disponíveis. Por isso, é importante buscar ferramentas de TI que otimizem o trabalho e ajudem na obtenção desses propósitos.

Contudo, antes de procurá-las, é necessário mapear as principais necessidades do setor de TI da sua empresa, além de avaliar os recursos disponíveis para investimentos nessas tecnologias. Com isso pronto, é possível verificar quais soluções podem colaborar com o departamento e quais funções delas serão efetivamente requeridas, pois adquirir softwares com funcionalidades não necessárias significa perder dinheiro e até tempo de aprendizado sobre recursos não úteis.

Quais as funções essenciais das principais ferramentas de TI?

As funções essenciais das principais e melhores ferramentas de TI são aquelas que permitem maior organização, planejamento, monitoramento e readequação dos processos e recursos do setor, além de favorecer a divisão de tarefas e controle de rotinas.

Ou seja, possibilitam ao gestor e a seus liderados executarem suas atividades com maior nível de eficiência, além de permitir que foquem em tarefas realmente importantes para o core business (núcleo do negócio) da empresa e do próprio setor. Isso é possível graças aos recursos de automatização que muitas entregam.

Para entender melhor, veja as principais ferramentas de TI que separamos e que são úteis e eficientes para otimizar a gestão do departamento, de modo que a própria empresa seja beneficiada. Confira:

1. Plataforma para gestão de processos, tarefas e recursos

Uma plataforma voltada à gestão de processos e recursos do departamento de TI é vital para que o gestor consiga gerenciar corretamente os processos, procedimentos e rotinas de sua equipe e de cada funcionário em particular. Além disso, ela possibilita administrar melhor os recursos existentes do setor, sejam eles econômicos (valores para investimentos, manutenções etc.), de tempo, de materiais entre outros. Dessa forma, é possível até reduzir custos com operações de TI.

Comumente, um sistema Enterprise Resource Planning (ERP), usado para a gestão da empresa, é o mais indicado para essa tarefa, já que geralmente contém um módulo específico para a área de TI. Todavia, existem alguns programas independentes que também permitem essa tarefa, tais como:

• Pipefy: plataforma de gestão de processos para pequenas e médias empresas que permite gerenciar tarefas recorrentes e fluxos de processos, como requisições de serviços, chamadas de TI, solicitações de mudanças, product roadmap entre outros;

• Runrun.it: essa aplicação ajuda a gerenciar tarefas, fluxos de trabalho e projetos da área. Emite indicadores de performance para que o líder possa analisar o desempenho dos processos do setor;

• Artia: nessa aplicação é possível compartilhar tarefas, gerenciar projetos de TI e visualizar atividades planejadas/realizadas. Também gera gráficos para apoio às decisões do líder da área.

2. Solução para gestão do tempo e produtividade

Uma solução para gestão do tempo é essencial para uma equipe organizada, evitando perda de preciosos minutos ou até horas com atividades desnecessárias ou por distração. Sem falar que a boa gestão do tempo contribui para o aumento da produtividade da equipe de TI.

Alguns dos exemplos desse tipo de ferramenta são:

• Rescue Time: monitora os acessos a páginas (sites, blogs, portais, redes sociais) da web ou a aplicações, emitindo um relatório com o tempo gasto nesses acessos;

• Clara: agenda e coordena suas reuniões, combinando seu tempo livre com o de outras pessoas;

• Timely: ajuda a planejar a semana de trabalho com antecedência, além de monitorar o tempo e acompanhar a duração de projetos;

• Remember the Milk: permite criar lembretes, eventos, cronogramas entre outros itens que ajudam a programar atividades, além de ser possível marcá-las como realizadas ou atrasadas.

3. Ferramenta para gestão de tarefas, projetos e organização de equipe

Organizar uma equipe não é algo simples, pois são inúmeras tarefas e funções a serem acompanhadas com cada colaborador. Todavia, com uma ferramenta de organização de atividades é possível juntar todas elas em um só local, administrando-as e acompanhando-as por meio de uma interface geralmente amigável. São exemplos desse tipo de ferramenta:

• Asana: possibilita a gestão de projetos dentro das equipes, a qual pode ser realizada por listas ou quadros de cartões. Nessa ferramenta, o gestor pode distribuir tarefas específicas para funcionários, acompanhar a evolução do trabalho da equipe por meio de gráficos e se comunicar com os membros do grupo via chats e fórum;

• Trello: está há um considerável tempo no mercado, sendo útil para organizar tarefas, iniciativas e projetos de modo cooperativo, inclusive de múltiplas equipes. Permite organizar prazos de entrega, controlar atividades cotidianas, gerenciar listas, adicionar comentários em posts individuais, chamados “cards”, de listas entre outras funções;

• Evernote: tem como premissa a organização de atividades por meio de notas, as quais formam uma espécie de banco de notas. Ele possui bons recursos de pesquisa e catalogação que ajudam a encontrar e organizar anotações. Também permite guardar artigos, textos e outros conteúdos encontrados na web para posterior leitura.

4. Solução de armazenamento e backup na nuvem (cloud computing)

É importante acompanhar as tendências do mercado de TI para ficar atualizado com as novidades que estão transformando a área. Entre elas, temos o cloud computing, o qual abriu um grande leque de possibilidades de aplicações e ferramentas de TI para os gestores da área adotarem.

Uma delas é a opção do backup e armazenamento de dados/arquivos na nuvem de modo a protegê-los contra eventuais problemas nos dispositivos físicos, além de facilitar o acesso a eles de qualquer lugar do mundo onde se tenha conexão com a web.

Para o serviço de backup, temos o Telium Backup Online, que além de manter os dados seguros e fáceis de serem acessados por meio de senha, também permite a implantação de uma política de uso, o que facilita a inclusão automática e controlada de novos usuários. Já para o armazenamento de dados, o Dropbox é um dos mais conhecidos do mercado, sendo fácil e intuitivo de ser usado.

Com essas soluções são evitadas muitas dores de cabeça com perda de informações ou outros transtornos decorridos de tal evento, pois é possível recuperar os dados e até contar com o suporte das empresas desenvolvedoras na restauração deles.

5. Ferramenta para desenvolvimento e capacitação dos colaboradores

Não se pode descuidar da capacitação dos colaboradores da área de Tecnologia da Informação, os quais precisam estar sintonizados com as mudanças dessa área, uma das mais voláteis e em constante transformação que existem. Para isso, é interessante buscar ferramentas de Ensino a Distância, especialmente de e-learning (aprendizagem eletrônica) e m-learning (aprendizagem mobile).

Com profissionais atualizados e devidamente capacitados, o setor de TI poderá obter retornos positivos e até aumentar a inovação.

Muitas instituições de ensino (universidades, faculdades, organizações educacionais etc.) já possuem aplicações voltadas ao ensino, de modo que basta procurar uma que forneça cursos e treinamentos que se adequem às exigências da sua área de TI.

6. Solução para comunicação

Soluções para comunicação são vitais dentro de uma equipe de TI, seja para atendimento de chamadas de clientes internos de outros setores ou para troca de mensagens dos próprios integrantes da área. Para isso, temos chats, fóruns, redes e mídias sociais, e-mails bem como os mensageiros instantâneos (Whatsapp, Telegram etc.).

Contudo, é indicado adotar uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) que facilite o gerenciamento de mensagens e atendimentos realizados pela equipe de TI junto a clientes externos e internos. Há também os módulos CRMs que podem ser integrados junto ao ERP da empresa, pois geralmente possuem altos níveis de integração.

Isso favorece uma gestão eficiente da comunicação do setor com os demais segmentos da empresa, além de facilitar a interação entre colegas de equipe, mesmo que estejam afastados. Sem falar que muitos assuntos que envolvem o cliente final podem ser mais bem trabalhados pela TI, permitindo maior suporte aos setores de atendimento, vendas, marketing etc., que lidam mais diretamente com o público.

Vale destacar que para utilizar essas ferramentas é preciso também dedicação, planejamento e comprometimento dos membros da equipe. Também é fundamental buscar alinhá-las com os outros segmentos da empresa de modo a obter maior fluidez nos processos e até ajudá-los com processos corporativos.

Agora que você já se inteirou sobre algumas das principais e melhores ferramentas de TI para equipes e gestores da área, compartilhe esse artigo nas suas redes sociais para que seus contatos também tenham esse conhecimento!

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