Conheça a metodologia Telecom Expense Management para PABX-IP

Devido à competitividade cada vez mais acirrada, os gestores estão buscando alternativas inteligentes para otimizar os processos e aproveitar os recursos utilizados. Nesse cenário, o Telecom Expense Management (gestão de despesas de telecomunicações) pode ser uma boa solução para o negócio, pois, além da otimização, ele promove a redução de custos e despesas.

Ficou curioso? Então conheça agora a metodologia TEM para PABX-IP e se surpreenda com os resultados que você pode alcançar!

O que é Telecom Expense Management (TEM)?

Telecom Expense Management (TEM) é uma metodologia que permite às empresas que possuem um sistema de PABX-IP gerenciar melhor os seus ativos de telecomunicações. Para funcionar corretamente, ela aplica a tecnologia nos processos, utiliza políticas específicas e conta com os profissionais certos para executá-la.

Uma plataforma de software é utilizada para ajudar a inventariar ativos, como redes, serviços, equipamentos, locais, faturas, contas etc. Além disso, a metodologia facilita a execução dos processos de negócios, como compras, aprovações, identificação e resolução de problemas etc. Isso significa que os gestores terão acesso a informações mais profundas e detalhadas sobre a infraestrutura de telecomunicações em uso.

Como o TEM impacta positivamente o negócio?

Após a adequação e implementação da metodologia, a empresa pode se beneficiar de muitas vantagens. Veja as principais listadas abaixo:

• o inventário de todos os elementos de rede (circuitos, serviços, computadores, dispositivos móveis, servidores, etc.) fica mais completo e preciso, aumentando o controle sobre o ciclo de vida dos ativos;

• integra a gestão de telefonia fixa, móvel e de rede de dados;

• identifica falhas na infraestrutura e agiliza a tomada de decisões, promovendo ações de melhorias mais precisas e no momento exato;

• torna as tecnologias de PABX-IP mais fáceis de serem aplicadas;

• avalia melhor o impacto da rede nos processos de comunicação;

• as faturas tornam-se mais precisas e os gestores ganham maior controle sobre o pagamento de contas;

• possibilita maior retorno sobre o investimento no setor de telecomunicações;

• permite ter visão analítica sobre os serviços prestados pelas operadoras de telefonia, bem como os contratos aderidos;

• projeta os futuros custos de rede, facilitando a formação de orçamentos mais certeiros;

• conexão eletrônica com os provedores de serviços;

• aumenta a compreensão sobre os custos de operação e permite melhores negociações com os fornecedores;

• centraliza todos os dados de telecomunicações em um único local, gerando relatórios mais completos para a análise e inteligência de negócios.

Como o Telecom Expense Management (TEM) funciona na prática?

Para planejar e implementar a metodologia Telecom Expense Management com sucesso, você precisa respeitar algumas etapas fundamentais. São elas: reunir os contratos de tarifação para análise dos dados; agrupar as faturas de telecomunicações; realizar um inventário completo dos ativos existentes; adicionar automação de processos de coleta de dados; e fazer uma análise de resultados por meio dos relatórios gerados.

Veja abaixo como executar cada uma dessas cinco etapas corretamente:

Reúna todos os contratos com fornecedores de telecomunicações

O primeiro passo para incorporar a metodologia TEM ao negócio é encontrar e reunir todos os contratos que a empresa possui com os fornecedores de telecomunicações. Essa etapa é importante para os gestores coletarem os dados dos quais precisarão para fazer uma comparação entre os serviços prestados e os valores cobrados.

Essas informações serão necessárias para executar as próximas etapas e darão um bom comparativo sobre os concorrentes no segmento. Caso não encontre os contratos, solicite uma cópia para cada fornecedor por telefone ou via web.

Agrupe todas as faturas dos fornecedores de telecomunicações

A junção de faturas antigas, notas fiscais físicas e eletrônicas — além de outros tipos de recibos — é um processo importante, pois dará a visão necessária para que os gestores saibam se os serviços e tarifas contratados estão sendo entregues e cobrados de forma adequada pelos fornecedores de telecomunicações.

No corpo das faturas é possível identificar detalhes sobre os serviços prestados pela operadora, bem como os valores cobrados por ela. Nesse sentido, compare as faturas com os contratos e, se encontrar divergências, contate os fornecedores para esclarecimentos, negociações e possíveis estornos.

Faça um inventário completo de telecomunicações

A metodologia TEM implica reconhecer os ativos de telecomunicações existentes na empresa e dizer se estão sendo utilizados da forma adequada ou não.

Seja por conta própria ou com a ajuda de um fornecedor de PABX-IP, você deve fazer um inventário completo para ter mais conhecimento sobre o que você tem, modo de uso, custos e benefícios gerados, pontos fracos e fortes e a otimização dos recursos e processos.

Essa é a melhor maneira de aumentar a visão sobre o negócio e agregar força competitiva, neutralizando as falhas e fortalecendo os pontos fortes. Além disso, é possível identificar oportunidades, como novas tecnologias para aplicar no negócio, e desenvolver um diferencial competitivo forte no segmento de atuação.

Automatize o processo de coleta de dados

Com a ajuda de um fornecedor de PABX-IP, muitas dessas tarefas podem ser centralizadas e automatizadas em um software específico. Nesse caso, a coleta e o armazenamento dos dados são feitos sem a intervenção humana, o que elimina a ocorrência de falhas comuns em operações manuais.

Além de contribuir para a redução do índice de retrabalho, a automação desses processos entregará relatórios com informações mais precisas, aumentando o poder de análise e de tomada de decisões por parte dos gestores.

Analise os resultados

Depois que o sistema estiver executando a metodologia, os dados coletados e armazenados serão analisados automaticamente, gerando informações de fácil leitura e compreensão por parte dos responsáveis.

O modelo ainda identifica falhas, relata detalhes das anomalias e envia um relatório sobre as áreas que precisam ser corrigidas. Assim, gestores ganham mais tempo para se dedicarem a planejamentos e ações de níveis estratégicos.

Como você pode ver, graças à metodologia Telecom Expense Management é possível ter mais controle sobre os custos e despesas, bem como absorver maior conhecimento sobre os recursos de telecomunicações e sua usabilidade na empresa. Colocá-la em prática de forma manual e por conta própria pode ser uma tarefa difícil, além de gerar erros. O ideal é contar com um fornecedor de PABX-IP, como a Telium, com alto conhecimento sobre o assunto para ter resultados melhores e mais rápidos. 

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