Como trabalhar gestão de acesso
Autor: Telium Networks
Publicação: 15/12/2022 às 11:00
Entendendo o passado.
Arquivo, uma palavra que tem uma certa diversidade de significados dependendo do contexto. Originalmente, deriva do latim “archivum”, que faz referência ao local onde se guarda documentos, que faz referência ao grego “arkheia” ou “registros públicos”.
Se você já viu um arquivo, no sentido latino da palavra, fica fácil entender a dificuldade organizacional que há em organizar tantos documentos. São montanhas e montanhas de papel guardados em gavetas de arquivos, aqui referindo-se àqueles armários feitos para guardar pastas de documentos (também chamadas de arquivos).
Toda essa organização pré-informática exigia registros detalhados para saber onde estava cada documento e quem tinha acesso a eles. Uma bagunça para os padrões atuais.
Os arquivos atuais
Para os leitores desse blog, ou qualquer pessoa com acesso à internet, arquivo possuí um significado diferente, referindo-se a, bem, arquivos de um computador, que podem ser executáveis, programas ou documentos, todos devidamente conhecidos como “arquivos” para a maioria das pessoas.
Quando comparamos o passado com o presente, a sensação de organização e controle é certamente maior. Não precisamos mais de grandes espaços físicos para conter tantos “arquivos”, basta ter acesso à nuvem que está tudo guardado e organizado, não é?
Na verdade, não é bem assim.
Assim como o físico, o digital pode facilmente virar uma bagunça de proporções bíblicas e encontrar o arquivo desejado virá uma tarefa hercúlea, desperdiçando tempo precioso para uma empresa.
Outro problema com a falta de organização digital é o controle de acesso, saber quem pode acessar o quê e quando.
Sem esses parâmetros bem definidos, sua empresa pode estar em grandes problemas e os seus preciosos arquivos podem ser comprometidos com certa facilidade.
Nesse contexto, a gestão de acessos é fundamental para qualquer organização.
Gestão de Acessos
O espaço de armazenamento não é a única vantagem obvia em relação aos antigos arquivos.
Hoje, é fundamental que possamos ter acesso a informação de onde estivermos.
Embora o acesso remoto e facilitado seja uma característica da nuvem em si e não da gestão, ela torna a prática ainda mais necessária para evitar buracos na segurança.
Por isso, o principal aspecto da gestão de acessos é o controle. Utilizando softwares especializados e inteligência artificial é possível registrar níveis de segurança aos arquivos e fornecer somente o acesso necessário aos colaboradores.
O segundo ponto da gestão de acessos é a parte organizacional dos arquivos. Pois, mesmo no mundo digital, bagunça é uma constante e como falamos anteriormente, isso pode tomar tempo precioso da empresa.
Nesse caso, desenvolver um banco de dados adequado com a capacidade de separar os arquivos de forma eficiente e fornecer um índice de buscas otimizado ao usuário é fundamental para uma gestão adequada.
Por fim, a gestão de acessos permite a integração de equipe em trabalho remoto, garantindo o acesso e trabalho em tempo real nos arquivos necessários.
Para a sua empresa
Se você não tem nenhuma das técnicas explicadas na parte sobre gestão de acessos deste artigo, existe grande possibilidade de que informações cruciais suas estejam em risco e que sua equipe tenha que passar um tempo considerável buscando os arquivos desejados ao invés de trabalhando efetivamente no projeto.
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